Vuorovaikutus ja yhteistyö etätyössä

17.04.2020

Nyt kun teknisten etätyövälineiden käyttö jo sujuu työpaikoilla, on mielestäni aika suunnata katse ihmisten väliseen vuorovaikutukseen ja yhteistyön tunnelmaan.

Haluan tällä kirjoituksella muistuttaa, että etätyöympäristössä tapahtuvissa kohtaamisissa ihmisten kesken pätevät samat keinot kuin kasvotusten tapahtuvassa, mutta vuorovaikutusta ja yhteistyötunnelmaa edistäviä tekoja tarvitaan enemmän.

Tutustutaan toisiimme

Vuorovaikutus ja yhteistyö etätyössä tarvitsee onnistuakseen turvallisuutta ja luottamusta. Etäyhteistyön opeilla uuteen nousuun -artikkelissa todetaan, että ihminen tekee aitoa yhteistyötä toisten kanssa vasta kun hänellä on turvallinen olo. Tältä osin ihmisen aivot toimivat kuin luolamiesten aikaan, jolloin oli voitava luottaa toisiin heimon jäseniin ennen kuin pystyi nukkumaan rauhassa. 

Ulla Vilkaman kirjoittaa blogikirjoituksessaan Hyvä itsensä johtaminen etätyössä, että toimiva työyhteisö perustuu hyvälle vuorovaikutukselle. Vuorovaikutuksen laatu voidaan jakaa karkeasti kahteen: työhön liittyvään ja vapaamuotoiseen keskusteluun. Työhön liittyvä keskustelu koskettelee työtehtäviä ja niiden hoitamista ja mahdollistaa yhteistyön sekä mahdollisten yhteisten tavoitteiden toteutumisen. Vapaamuotoinen vuorovaikutus taas edistää tutustumista muihin. Molempia tarvitaan luottamuksen rakentumiseen ja yhteenkuuluvuuden muodostumiseen. Luottamuksen luomisessa auttaa kaikki, mikä edistää tutustumista toisiin. 

Luottamuksen rakentumista ja yhteenkuuluvuuden muodostumista voi tarkastella ryhmän kehitysvaiheiden kautta. Ryhmän kehitysvaiheet kuvaavat uuden alkavan ryhmän kehittymistä hyvin toimivaksi ryhmäksi. Laine ja Salonen toteavat kirjassaan Ratkaise työpaikan ristiriidat, että käytännössä nykyisin ollaan usein ryhmän kehitysvaiheessa yksi sillä ryhmän muodostuminen käynnistyy uudelleen, vaikka ryhmään olisi tullut vain yksi uusi jäsen. 

Ensimmäisessä ryhmän muodostumisvaiheessa on tärkeintä tutustua kaikkiin ryhmän jäseniin. Uudessa ryhmässä on olennaista saada ihmiset tutustumaan tasapuolisesti, suvaitsemaan toistensa erilaisuutta ja tekemään yhteistyötä kaikkien kanssa. Vuorovaikutusta kannattaa virittää sekä ryhmäkeskusteluilla että kahdenkeskisillä juttuhetkillä, koska luottamus rakentuu parhaiten kahden kesken. Tällöin työntekijöiden tehtävänä on tutustua kaikkiin ryhmän jäseniin, ei vain niihin, joiden kanssa tulee heti juttuun. Esimiehen tehtävänä on virittää vuorovaikutusta tasapuolisesti ryhmän jäsenten välille.

Työkavereita ja yhteisöllisyyttä kaivataan

Vaikuttaa siltä että, kokoukset ovat tehostuneet ajankäytöllisesti ja käytetään parempia kokouskäytäntöjä, jolloin kokouksen tavoite tiedetään, oikeat ihmiset ovat paikalla ja kokouksen kulku on selkeä. Tämän soisi jatkuvan tulevaisuudessakin. Erilaisissa etäkeskusteluissa on kuitenkin alkanut kuulua viestejä, että ihmiset kaipaavat samassa fyysisessä tilassa käytyjä rentoja käytävä- ja kahvitaukokeskusteluja sekä työkavereita ja työpaikan yhteisöllisyyttä. 

Työpaikoilla on käytössään monenlaisia yhteistyötunnelmaa edistäviä ja kahvipöytäkeskusteluja korvaavia keinoja ihmisten vapaamuotoisempiin kohtaamisiin. Omalla työpaikallani oli ennen pääsiäistä etänä perinteinen pääsiäiseen siirtyminen tietokilpailuineen ja pääsiäisasuineen ja vappuattona pidetään etävappu-kinkerit. Alla on lista erilaisista työpaikoilla käytetyistä keinoista. Lista on yhdistelmä edellä mainittujen blogikirjoitusten ideoista:

  • Joka aamu 10 minuutin tilannekatsaus kokoustyökalulla
  • Virtuaalikahvit kamera päällä, vaikka olisi hiukset kampaamatta
  • Virtuaalilounas, eri keskusteluteemoja
  • Huomenet ja heipat ja muuta yhtä tärkeää Teamsin omalla kanavalla
  • Perjantai-iltapäivisin yhteinen virtuaalinen viikonlopun aloitus omavalintaisen kuplivan kera
  • Kahvitunti videopalaverina kerran viikossa
  • Yhteinen työskentelyaika, jolloin kaikki linjoilla, mutta jokainen jatkaa omia hommiaan, mahdollistaa rupattelun
  • Vapaamuotoinen kommunikointikanava hengen kohottamiseen Teamsissa, Whatsappissa tai vastaavassa
  • Hauskat kyselyt esim Polly-lisäosalla Teamsissa
  • Leikkimieliset kilpailut Kahootilla
  • Onnistumisten tai kuulumisten jakaminen yhteisten palaverien avuksi
  • Tietoiskut omaan työhön tai osaamiseen liittyvästä asiasta
  • Yhteinen taukojumppahetki ja tiimin sisäinen kilpailu Cuckoo Workoutissa