Ratkaise työpaikan riidat sovittelulla
Työyhteisösovittelu
"Sovittelu on yhteyden rakentamista toiseen ihmiseen ja keskustelun avaamista osapuolten välille. Ymmärrys toisen näkökulmasta lisääntyy kuuntelun ja keskustelun kautta." (työyhteisösovittelija Saara Remes)
Asiakaspalautteita
" Työnohjauksellinen sovittelu on tuonut yhteistyöhön ja työilmapiiriin parannusta. Asioista keskustellaan nykyisin enemmän ja asiallisemmin. Kiinnitetään enemmän huomiota siihen, että muistetaan asiallinen käyttäytyminen toisiamme kohtaan. Jäi tuntu, että tavoitteena olleiden asioiden toteutumista saadaan paremmalle tasolle. Muodostui avointa keskustelua."
- Palaute organisaatiolta, jossa jokaiselle tiimin jäsenelle oli ensin yksilökeskustelut ja sen jälkeen kolme kahden tunnin yhteiskeskustelua.
Kiitos Katja! Minulle jäi toiveikas olo.
(osallistujan palaute yksilökeskustelun jälkeen)
Työyhteisösovittelu
Ihmissuhdeongelmat ovat viime vuosina nousseet työelämätutkimuksen tarkastelun keskiöön merkittävimpänä henkisen kuormituksen aiheuttajana. Sosio-emotiivisten stressitekijöiden määrän nähdään olevan kasvussa. Tätä on selitetty tiimien diversiteetillä ja siihen liittyvällä arvojärjestelmien moninaisuudella, joka voi altistaa työyhteisöt konflikteille. Toinen selittävä tekijä on vuorovaikutuksen lisääntyminen. Parhaimmillaan työpaikan tunnelma ja dynamiikka voivat edistää työnimua, sitoutumista ja työtehoa, alasta riippumatta.
Eripuran aiheuttama mielipaha on hälyttävä haitta: eskaloituneina ristiriidat aiheuttavat psyykkistä ja fyysistä pahoinvointia. Yhteisöjen sisäiset inhimilliset ristiriidat ovat organisaatioiden vaikeimpia ongelmia. Sairauspoissaolojen, alentuneen työkyvyn ja ennenaikaisen eläköitymisen kautta työpahoinvointi kerryttää kustannusvaikutuksia ja syö tuottavuutta.
Sovittelussa voidaan käsitellä "jokapäiväisiä" työyhteisön ongelmia kuten tervehtimättä jättämistä, epäkunnioittavaa puhetta, työntekijöiden välistä vähäistä riita-asiaa tai vakavampaa työntekijän terveyttä vaarantavaa kiusaamista.
Kuulluksi tulemista ja ongelmanratkaisua
Toimivan työyhteisön tuntomerkki ei ole ongelmattomuus vaan se, miten ongelmia kyetään käsittelemään ja ratkomaan. Parhaimmillaan ongelmat ja ristiriidat ovat kaikille äärimmäisen hyvä mahdollisuus oppia ja kehittyä. Kun ristiriitoja käsitellään avoimesti keskustellen, kaikkien yhteistyötaidot ja vuorovaikutustaidot vahvistuvat.
Ammattitaitoinen sovittelija toimii fasilitaattorina prosessissa. Hän auttaa keskusteluyhteyden löytymisessä osapuolten välille. Sovittelijan
yksi tärkeimmistä tehtävistä
on taata
psykologinen turvallisuus kaikille osapuolille koko sovitteluprosessin ajan. Ratkaisukeskeisen prosessin aikana osapuolet pohtivat itse uusia tapoja miten toimimalla saavutamme toivotut muutokset.
"Panostukset organisaation vuorovaikutukseen edistävät psyykkisen ja sosiaalisen pääoman rakentumista. Työniloa lisätessään rakentava kanssakäyminen edistää työtehoa." (työyhteisösovittelija, Pia Lappalainen)
Miksi työyhteisösovittelua?
Tulokset osoittavat, että restoratiivinen sovittelu soveltuu työyhteisöjen konfliktien ratkaisumenetelmäksi erinomaisesti. Restoratiivisuus tarkoittaa osallistavaa ja dialogista kohtaamista, ihmisten välisten suhteiden eheyttämistä ja sosiaalisten taitojen vahvistamista. Vuorovaikutus, dialogi ja yhteisten ratkaisujen etsiminen johtavat voimaantumiseen, yhteiseen oppimiseen ja vastuunottoon sekä rauhaan yksilöiden välillä ja yhteisöjen sisällä.
Sovittelun yhtenä tavoitteena on turvata työyhteisöjen toimintakyky niin, että työntekijät voivat hoitaa sitä tehtävää, jota varten heidät on palkattu. Toisena tavoitteena on, että osallistujat oppivat sovittelusta jotakin ja muuttavat omaa käytöstään. Sovittelijan tehtävänä on konfliktin osapuolten sitoutumisen ja sovintoon motivoitumisen tutkiminen ja vahvistaminen ja toisaalta sovitteluprosessin päättäminen, jos sitoutumista ei ole. Jos sitoutumista ei synny, on sovittelu väärä väline ja silloin tarvitaan työnantajan muita keinoja. Nämä keinot on myös syytä tehdä selväksi ennen sovittelun alkamista kaikille osapuolille.
Sovittelukeskusteluissa saa puhua kunniottavassa ja luottamuksellisessa ilmapiirissä omasta näkökulmastaan tapahtumista, ajatuksista ja tunteista sekä kuulla toisen osapuolen kertomana tämän näkökulma asiasta. Sovittelussa jokaisella on oikeus vuorollaan tulla kuulluksi omasta näkökulmastaan. Toisen kunnioittaminen ja arvostus ovat lähtökohtana. Sovittelijan tehtävänä on puuttua pelisääntöjä loukkaavaan käytökseen kuten keskeyttämisiin.
Työyhteisösovittelu on riidan jatkumisen aiheuttamia kustannuksia (mm. esimiehen työaika, osallisten asioiden setvimiseen käyttämä työaika, menetetyt asiakkuudet, sairauslomat) edullisempi keino konfliktin ratkaisemiseen.
Muutamia perusteita sovittelulle työnantajan näkökulmasta
- Taloudellinen hyöty: Yhden henkilön sairauspoissaolo maksaa keskimäärin 350 €/päivä (Valtiokonttori)
- Työskentelyn tehokkuus: Puutteellisen johtamisen ja puutteellisen työhyvinvoinnin takia menetetään noin 20 % työn tuottavuudesta (Työterveyslaitos)
- Oppiminen: Henkilöstö oppii käsittelemään ristiriitoja oma-aloitteisesti, jolloin esimiesten työaika säästyy ja esimiesten konfliktinkäsittelytaidot paranevat helpottaen varhaista puuttumista
- Työnantajan maine: Hyvä ilmapiiri houkuttelee parhaat tekijät pysymään talossa, uusia on helppo rekrytoida
- Työturvallisuuslaki: Työnantaja pystyy osoittamaan sovittelun kautta pyrkineensä toteuttamaan laissa asetettuja velvoitteita (8 §)
Restoratiivisen sovittelun hyötyjä työyhteisöjen dynamiikan ja vuorovaikutuksen kehittämiselle:
- Työhyvinvoinnin lisääntyminen tuo tunneälykapasiteettia, vuorovaikutteisuutta ja aitoa halua sitoutua työyhteisöön, ja lisää tuottavuutta.
- Positiivinen psykologia on osoittanut positiivisten tunteiden ja työhyvinvoinnin yhteyden kognitiivisten resurssien kasvuun, suoriutumistason nousuun ja parempaan fyysiseen terveyteen.
- Restoratiivisuuteen olennaisesti kuuluva omistajuuden periaate varmistaa, että osapuolet ottavat vastuun ratkaisusta, ja ponnistelemalla löytääkseen ulospääsyn vuorovaikutusongelmistaan he samalla kasvavat ja kehittyvät yksilöinä ja tiimeinä.
- Ennaltaehkäisee konflikteja lisäämällä tietoisuutta siitä, että konfliktit usein alkavat väärinymmärryksestä.
- Reflektoinnin merkityksen oivaltaminen ja sen kautta sekä oman että toisten toiminnan ja motiivien ymmärtäminen.
- Sovittelu kääntää osallistujien havaintomaailman muista itseen. Sen sijaan, että työntekijät keskittyisivät etsimään muiden toiminnasta pessimistisiä odotuksiaan vahvistavia todisteita, he alkavatkin reflektoida omaa käytöstään ja tunteitaan.
Sovitteluprosessin eteneminen
1. Toimeksiantosopimus, sovitteluprosessista sopiminen
Työyhteisösovittelu käynnistyy yleensä silloin, kun konfliktin todetaan haittaavan merkittävästi työyhteisön toimintaa ja joku tekee aloitteen ongelman poistamiseksi. Sovittelua konfliktinratkaisun keinona voi ehdottaa kuka tahansa työpaikalla.
Työnantaja tai hänen edustajansa tekee päätöksen käytettävissä olevista keinoista ja ratkaisee, otetaanko sovittelu käyttöön.
Sovitteluprosessi käynnistyy yhteydenotolla sovittelijaan. Tämän jälkeen sovitaan käytännön järjestelyistä ja toimeksiantosopimuksen solmimisesta.
Sovittelijan kanssa solmitaan kirjallinen toimeksiantosopimus, joka sisältää kuvauksen sovitteluprosessista ja käytettävistä menetelmistä. Toimeksianto voi näin ollen tulla vain henkilöltä, jolla on oikeus tehdä sopimuksia organisaation nimissä.
Tarkkoja taustatietoja ristiriitatilanteesta ei tarvitse ensimmäistä yhteydenottoa varten kerätä. Sovittelija on kiinnostunut ensisijaisesti osallistujille järjestettävän infotilaisuuden mahdollisesta ajankohdasta sekä tilaajan näkemyksestä konfliktin laajuudesta eli osallisten määrästä. Näiden tietojen perusteella sovittelija pystyy antamaan arvion mm. sovitteluprosessin kestosta ja tekemään tarjouksen. Sopimuksen mukaan tilaaja saa sovittelijalta riittävän ohjeistuksen sovitteluprosessin laadukkaaseen toteuttamiseen.
2. Infotilaisuus
Työnantajan edustaja kutsuu saamansa ohjeistuksen mukaisesti osallistujat infotilaisuuteen. Noin tunnin kestävässä tilaisuudessa sovittelija kertoo ratkaisukeskeisestä toimintamallista, restoratiivisuudesta sekä sovitteluprosessin etenemisestä. Infotilaisuus järjestetään tavallisesti työpaikalla.
3. Yksilökeskustelut
Yksilökeskusteluissa haastatellaan kaikki ne, jotka ovat konfliktin piirissä. Työnantajan edustaja ilmoittaa konfliktin osallisille saamansa ohjeistuksen mukaisesti henkilökohtaisten yksilötapaamisten järjestelyistä.
Sovittelija tapaa kaikki osalliset luottamuksellisissa kahdenvälisissä keskusteluissa. Yksilökeskustelu kestää tyypillisesti yhdestä kahteen tuntia. Yksilötapaamisissa on mahdollisuus kertoa tilanteesta kunkin osallisen omasta näkökulmasta. Sovittelija selvittää osapuolten arvot, asenteet, näkökulmat, tunteet, tarpeet ja muutostoiveet asian suhteen.
Tarvittaessa yksilötapaamisia voi jonkun henkilön kanssa olla useampia.
Näistä keskusteluista ei raportoida työnantajalle, eikä sovittelija tuo keskustelujen sisältöjä esille yhteisessä sovittelutapaamisessa.
Sovittelija lähtee prosessin ensihetkistä rakentamaan "sovun henkeä": Huomio ja teot suunnataan siihen, mitä haluamme jatkossa, miten voimme toimia uudella tavalla ja minkälaisia arjen kokemuksia huomataan.
4. Sovittelutapaaminen
Työnantajan edustaja kutsuu kaikki osalliset yhteistapaamiseen. Yhteistapaamiseen osallistuvat kaikki konfliktin osapuolet mukaan lukien esimies ja esimiehen esimies.
Yhteistapaamisessa jokaisella osallisella on mahdollisuus tuoda esille näkemyksensä ristiriidasta. Työyhteisösovittelu perustuu ajatukseen, jonka mukaan vain henkilöt, jotka ovat konfliktiin ajautuneet, voivat löytää siihen ratkaisun.
Sovittelija ei asetu kenenkään puolelle, vaan toimii yhteistapaamisen fasilitaattorina ohjaten osallisia kuulemaan toisiaan, lisäämään ymmärrystään asiassa ja löytämään konfliktiin ratkaisun itse. Yhteisiin tapaamisiin tullaan sopua rakentaen: puhumme toiveista ja tavoitteista, emme syyttele tai hauku ihmisiä.
Parhaimmillaan yhteistapaamisen tuloksena on kirjallisesti dokumentoitu, tulevaisuuteen suuntaava sopimus osallisten toiveista ja toiminnan muutoksen tavoitteista. Ellei sopimusta synny, sovitteluprosessi päätetään selkeään lopetukseen.
5. Tiedottaminen
Sovittelun lopputulemasta tiedotetaan niille työnantajan edustajille, joiden on työnantajavelvoitteidensa vuoksi syytä tietää prosessin etenemisestä. Sovittelutapaamisessa keskustellaan myös konfliktin ulkopuolelle jääneen työyhteisön tiedottamisesta. Sovitaan mitä kerrotaan, milloin ja miten sekä kuka hoitaa tiedottamisen.
6. Seuranta
Seurannassa tyypillisesti 2-3 kk päästä kartoitetaan työyhteisön tilanne ja sovitaan jatkotoimista, mikäli sovittelusta ei ole ollut apua.
Seurannan avulla tuetaan sovitteluprosessissa syntyneen sopimuksen toteutumista kartoittamalla työyhteisön tilanne ja sopimalla jatkotoimista, mikäli sovittelusta ei ole ollut apua. Seuranta toteutetaan tyypillisesti 2-3 kuukauden päästä yhteistapaamisesta. Seuranta voidaan toteuttaa esimerkiksi 2-3 yhteistapaamisella kuuden kuukauden aikana.
Sovittelija ei raportoi sovitteluprosessin kuluessa tai sen jälkeen esimerkiksi henkilökohtaisten keskustelujen aikana saamistaan tiedoista toimeksiantajalle. Osapuolten välisen luottamuksen säilyttäminen on sovittelijalle ensiarvoisen tärkeää.
"Työyhteisösovittelu on organisaation vuorovaikutusta kehittävä työelämäinnovaatio, joka
tehollista työaikaa lisäämällä vaikuttaa henkilöstötuottavuuteen." ( Kesti ja Syväjärvi, 2015)
Maksuton työyhteisösovittelun tarvekartoitus
Ota yhteyttä, niin kartoitetaan tilanteenne ja selvitetään miten voin auttaa työyhteisöänne työrauhan palauttamisessa. Kartoitus on maksuton.
Sopua työyhteisöihin -valmennus työyhteisöille
Konfliktien avointa käsittelyä usein vältellään. Välttely ja liian myötämielinen toiminta konfliktitilanteessa ei paranna tilannetta, vaan konfliktiin tulee puuttua rohkeasti ja aktiivisesti. Esimiesten ja ylimmän johdon tuki työyhteisöjen konfliktitilanteissa on tärkeää, jotta pitkäkestoisilta ilmapiiriä ja henkilösuhteita rasittavilta tilanteilta vältyttäisiin.
Erityisesti esihenkilöt tarvitsevat taitoja käsitellä ristiriitoja ja kohdata ristiriitojen synnyttämiä tunteita. Jos ristiriitoja ja ongelmia ei käsitellä, on seurauksena klikkiytymistä, vastuuttomuutta, yhteistyöhaluttomuutta, takanpäin puhumista, syntipukkien etsimistä ja lapsenomaista käyttäytymistä. Pahimmillaan ongelmat johtavat suoranaisiin taisteluihin, joihin kaikki joutuvat mukaan, tahtoivat tai eivät.
Konfliktien ratkaisu vahvistaa ihmissuhdetaitoja, lisää osapuolten itsekunnioitusta, pätevyyden tunnetta ja tyytyväisyyttä. Parhaimmillaan ongelmat ja ristiriidat ovat kaikille äärimmäisen hyvä mahdollisuus oppia ja kehittyä. Kun ristiriitoja käsitellään avoimesti keskustellen, yhteistyötaidot ja vuorovaikutustaidot vahvistuvat etenkin silloin kun niitä johdetaan ratkaisukeskeisesti.
Sisältö ja toteutus
Valmennuksen sisältö ja toteutus perustuvat restoratiiviseen sovittelumenetelmään. Valmennuksen aikana harjoitellaan sovittelumenetelmää työpaikan olosuhteisiin soveltaen sovittelun peruskäsitteitä yhdessä oppien.
Sovittelun peruskäsitteitä ovat restoratiivisuus, osallisuus, dialogisuus ja ratkaisukeskeisyys ovat sovittelun peruskäsitteitä. Dialogisuus ja ratkaisukeskeisyys ovat erityisesti niitä elementtejä, joiden toteutumiseen sovittelua ohjaava henkilö voi vaikuttaa merkittävästi. Niiden toteutuminen edistää restoratiivisuutta ja osallisuuden kokemusta sovittelussa.
Työyhteisösovittelutaitojen kuuluvien psykologisen turvallisuuden edistämisen, kuuntelun, arvostavan kohtaamisen, kunnioittavan vuoropuhelun, tunteiden ja tarpeiden huomioimisen, ei-tietämisen tilan, kysymisen sekä yhteisiin tavoitteisiin ja tulevaisuuteen suuntaamisen opettelu tuovat paljon toimivia välineitä johtamiseen sekä muuttaa henkilön suhtautumista ristiriitoihin ja käyttäytymistä vuorovaikutustilanteissa merkittävästi. Ammatista riippumatta konfliktien ja väkivallan ehkäisy lähtee vuorovaikutustaidoista ja toisen paremmasta kohtaamisesta.
Kuka tahansa voi harjoitella ja oppia käyttämään dialogisuutta sekä restoratiivistä ja ratkaisukeskeistä ajattelua ja keinoja sovun edistämiseksi.
Ota yhteyttä. Suunnitellaan teidän työyhteisöönne sovun henkeä edistävä koulutus.