Ratkaise työpaikan riidat sovittelulla

"Sovittelu on yhteyden rakentamista toiseen ihmiseen ja keskustelun avaamista osapuolten välille. Ymmärrys toisen näkökulmasta lisääntyy kuuntelun ja keskustelun kautta." (työyhteisösovittelija, Saara Remes) 


Työyhteisösovittelu

Ihmissuhdeongelmat ovat viime vuosina nousseet työelämätutkimuksen tarkastelun keskiöön merkittävimpänä henkisen kuormituksen aiheuttajana. Sosio-emotiivisten stressitekijöiden määrän nähdään olevan kasvussa. Tätä on selitetty tiimien diversiteetillä ja siihen liittyvällä arvojärjestelmien moninaisuudella, joka voi altistaa työyhteisöt konflikteille. Toinen selittävä tekijä on vuorovaikutuksen lisääntyminen. Parhaimmillaan työpaikan tunnelma ja dynamiikka voivat edistää työnimua, sitoutumista ja työtehoa, alasta riippumatta. 

Eripuran aiheuttama mielipaha on hälyttävä haitta: eskaloituneina ristiriidat aiheuttavat psyykkistä ja fyysistä pahoinvointia. Yhteisöjen sisäiset inhimilliset ristiriidat ovat organisaatioiden vaikeimpia ongelmia. Sairauspoissaolojen, alentuneen työkyvyn ja ennenaikaisen eläköitymisen kautta työpahoinvointi kerryttää kustannusvaikutuksia ja syö tuottavuutta.

Sovittelussa voidaan käsitellä "jokapäiväisiä" työyhteisön ongelmia kuten tervehtimättä jättämistä, epäkunnioittavaa puhetta, työntekijöiden välistä vähäistä riita-asiaa tai vakavampaa työntekijän terveyttä vaarantavaa kiusaamista. 

Erityisesti esimiehet tarvitsevat taitoja käsitellä ristiriitoja ja kohdata ristiriitojen synnyttämiä tunteita. Jos ristiriitoja ja ongelmia ei käsitellä, on seurauksena klikkiytymistä, vastuuttomuutta, yhteistyöhaluttomuutta, takanpäin puhumista, syntipukkien etsimistä ja lapsenomaista käyttäytymistä. Pahimmillaan ongelmat johtavat suoranaisiin taisteluihin, joihin kaikki joutuvat mukaan, tahtoivat tai eivät. 

Koulutan esimiehiä taidoista, joita tarvitaan ristiriitojen käsittelyyn ja ristiriitojen synnyttämien tunteiden kohtaamiseen. 

Kuulluksi tulemista ja ongelmanratkaisua

Toimivan työyhteisön tuntomerkki ei ole ongelmattomuus vaan se, miten ongelmia kyetään käsittelemään ja ratkomaan. Parhaimmillaan ongelmat ja ristiriidat ovat kaikille äärimmäisen hyvä mahdollisuus oppia ja kehittyä. Kun ristiriitoja käsitellään avoimesti keskustellen, kaikkien yhteistyötaidot ja vuorovaikutustaidot vahvistuvat.  

Ammattitaitoinen sovittelija toimii fasilitaattorina prosessissa. Hän auttaa keskusteluyhteyden löytymisessä osapuolten välille. Sovittelijan yksi tärkeimmistä tehtävistä on taata psykologinen turvallisuus kaikille osapuolille koko sovitteluprosessin ajan. Ratkaisukeskeisen prosessin aikana osapuolet pohtivat itse uusia tapoja miten toimimalla saavutamme toivotut muutokset. 

"Panostukset organisaation vuorovaikutukseen edistävät psyykkisen ja sosiaalisen pääoman rakentumista. Työniloa lisätessään rakentava kanssakäyminen edistää työtehoa." (työyhteisösovittelija, Pia Lappalainen)

Miksi työyhteisösovittelua?

Tulokset osoittavat, että restoratiivinen sovittelu soveltuu työyhteisöjen konfliktien ratkaisumenetelmäksi erinomaisesti. Restoratiivisuus tarkoittaa osallistavaa ja dialogista kohtaamista, ihmisten välisten suhteiden eheyttämistä ja sosiaalisten taitojen vahvistamista. Vuorovaikutus, dialogi ja yhteisten ratkaisujen etsiminen johtavat voimaantumiseen, yhteiseen oppimiseen ja vastuunottoon sekä rauhaan yksilöiden välillä ja yhteisöjen sisällä. 

Sovittelun yhtenä tavoitteena on turvata työyhteisöjen toimintakyky niin, että työntekijät voivat hoitaa sitä tehtävää, jota varten heidät on palkattu. Toisena tavoitteena on, että osallistujat oppivat sovittelusta jotakin ja muuttavat omaa käytöstään. Sovittelijan tehtävänä on konfliktin osapuolten sitoutumisen ja sovintoon motivoitumisen tutkiminen ja vahvistaminen ja toisaalta sovitteluprosessin päättäminen, jos sitoutumista ei ole. Jos sitoutumista ei synny, on sovittelu väärä väline ja silloin tarvitaan työnantajan muita keinoja. Nämä keinot on myös syytä tehdä selväksi ennen sovittelun alkamista kaikille osapuolille. 

Sovittelukeskusteluissa saa puhua kunniottavassa ja luottamuksellisessa ilmapiirissä omasta näkökulmastaan tapahtumista, ajatuksista ja tunteista sekä kuulla toisen osapuolen kertomana tämän näkökulma asiasta. Sovittelussa jokaisella on oikeus vuorollaan tulla kuulluksi omasta näkökulmastaan. Toisen kunnioittaminen ja arvostus ovat lähtökohtana. Sovittelijan tehtävänä on puuttua pelisääntöjä loukkaavaan käytökseen kuten keskeyttämisiin. 

Työyhteisösovittelu on riidan jatkumisen aiheuttamia kustannuksia (mm. esimiehen työaika, osallisten asioiden setvimiseen käyttämä työaika, menetetyt asiakkuudet, sairauslomat) edullisempi keino konfliktin ratkaisemiseen. 

Muutamia perusteita sovittelulle työnantajan näkökulmasta

  • Taloudellinen hyöty: Yhden henkilön sairauspoissaolo maksaa keskimäärin 350 €/päivä (Valtiokonttori)
  • Työskentelyn tehokkuus: Puutteellisen johtamisen ja puutteellisen työhyvinvoinnin takia menetetään noin 20 % työn tuottavuudesta (Työterveyslaitos)
  • Oppiminen: Henkilöstö oppii käsittelemään ristiriitoja oma-aloitteisesti, jolloin esimiesten työaika säästyy ja esimiesten konfliktinkäsittelytaidot paranevat helpottaen varhaista puuttumista
  • Työnantajan maine: Hyvä ilmapiiri houkuttelee parhaat tekijät pysymään talossa, uusia on helppo rekrytoida
  • Työturvallisuuslaki: Työnantaja pystyy osoittamaan sovittelun kautta pyrkineensä toteuttamaan laissa asetettuja velvoitteita (8 §)

Restoratiivisen sovittelun hyötyjä työyhteisöjen dynamiikan ja vuorovaikutuksen kehittämiselle:

  • Työhyvinvoinnin lisääntyminen tuo tunneälykapasiteettia, vuorovaikutteisuutta ja aitoa halua sitoutua työyhteisöön, ja lisää tuottavuutta.
  • Positiivinen psykologia on osoittanut positiivisten tunteiden ja työhyvinvoinnin yhteyden kognitiivisten resurssien kasvuun, suoriutumistason nousuun ja parempaan fyysiseen terveyteen.
  • Restoratiivisuuteen olennaisesti kuuluva omistajuuden periaate varmistaa, että osapuolet ottavat vastuun ratkaisusta, ja ponnistelemalla löytääkseen ulospääsyn vuorovaikutusongelmistaan he samalla kasvavat ja kehittyvät yksilöinä ja tiimeinä.
  • Ennaltaehkäisee konflikteja lisäämällä tietoisuutta siitä, että konfliktit usein alkavat väärinymmärryksestä.
  • Reflektoinnin merkityksen oivaltaminen ja sen kautta sekä oman että toisten toiminnan ja motiivien ymmärtäminen.
  • Sovittelu kääntää osallistujien havaintomaailman muista itseen. Sen sijaan, että työntekijät keskittyisivät etsimään muiden toiminnasta pessimistisiä odotuksiaan vahvistavia todisteita, he alkavatkin reflektoida omaa käytöstään ja tunteitaan. 

"Työyhteisösovittelu on organisaation vuorovaikutusta kehittävä työelämäinnovaatio, joka tehollista työaikaa lisäämällä vaikuttaa henkilöstötuottavuuteen." ( Kesti ja Syväjärvi, 2015)

Sovitteluprosessi

1. Toimeksiantosopimus, sovitteluprosessista sopiminen

Työyhteisösovittelu käynnistyy yleensä silloin, kun konfliktin todetaan haittaavan merkittävästi työyhteisön toimintaa ja joku tekee aloitteen ongelman poistamiseksi. Sovittelua konfliktinratkaisun keinona voi ehdottaa kuka tahansa työpaikalla. Työnantaja tai hänen edustajansa tekee päätöksen käytettävissä olevista keinoista ja ratkaisee, otetaanko sovittelu käyttöön. 

Sovitteluprosessi käynnistyy yhteydenotolla sovittelijaan. Tämän jälkeen sovitaan käytännön järjestelyistä ja toimeksiantosopimuksen solmimisesta.  

Sovittelijan kanssa solmitaan kirjallinen toimeksiantosopimus, joka sisältää kuvauksen sovitteluprosessista ja käytettävistä menetelmistä. Toimeksianto voi näin ollen tulla vain henkilöltä, jolla on oikeus tehdä sopimuksia organisaation nimissä.

Tarkkoja taustatietoja ristiriitatilanteesta ei tarvitse ensimmäistä yhteydenottoa varten kerätä. Sovittelijana olen kiinnostunut ensisijaisesti osallistujille järjestettävän infotilaisuuden mahdollisesta ajankohdasta sekä tilaajan näkemyksestä konfliktin laajuudesta eli osallisten määrästä. Näiden tietojen perusteella pystyn antamaan arvion mm. sovitteluprosessin kestosta ja tekemään tarjouksen. Sopimuksen mukaan tilaaja saa minulta sovittelijana riittävän ohjeistuksen sovitteluprosessin laadukkaaseen toteuttamiseen.

2. Infotilaisuus

Prosessi ja sovittelijat esitellään yksikölle, jossa sovittelua ollaan käynnistämässä. 

Työnantajan edustaja kutsuu saamansa ohjeistuksen mukaisesti osallistujat infotilaisuuteen. Noin tunnin kestävässä tilaisuudessa sovittelija kertoo ratkaisukeskeisestä toimintamallista, restoratiivisuudesta sekä sovitteluprosessin etenemisestä. Infotilaisuus järjestetään tavallisesti työpaikalla.

3. Yksilökeskustelut

Yksilökeskusteluissa haastatellaan kaikki ne, jotka ovat konfliktin piirissä. Sovittelija selvittää osapuolten arvot, asenteet, näkökulmat, tunteet, tarpeet ja muutostoiveet asian suhteen.

Työnantajan edustaja ilmoittaa konfliktin osallisille saamansa ohjeistuksen mukaisesti henkilökohtaisten yksilötapaamisten järjestelyistä. Sovittelija tapaa kaikki osalliset luottamuksellisissa kahdenvälisissä keskusteluissa. Yksilökeskustelu kestää tyypillisesti yhdestä kahteen tuntia.  Tarvittaessa yksilötapaamisia voi jonkun henkilön kanssa olla useampia. Näistä keskusteluista ei raportoida työnantajalle, eikä sovittelija tuo keskustelujen sisältöjä esille yhteisessä sovittelutapaamisessa. 

Sovittelija lähtee prosessin ensihetkistä rakentamaan "sovun henkeä": Huomio ja teot suunnataan siihen, mitä haluamme jatkossa, miten voimme toimia uudella tavalla ja minkälaisia arjen kokemuksia huomataan. 

4. Sovittelutapaaminen

Sovittelutapaamisessa kuullaan, miten riita on kutakin osapuolta kuormittanut, puolueettoman sovittelijan myötävaikuttaessa keskustelun avoimuuteen ja osapuolten sitoutumiseen. 

Työnantajan edustaja kutsuu kaikki osalliset sovittelu- eli yhteistapaamiseen. Yhteistapaamiseen osallistuvat kaikki konfliktin osapuolet mukaan lukien esimies ja esimiehen esimies. 

Yhteistapaamisessa jokaisella osallisella on mahdollisuus tuoda esille näkemyksensä ristiriidasta. Työyhteisösovittelu perustuu ajatukseen, jonka mukaan vain henkilöt, jotka ovat konfliktiin ajautuneet, voivat löytää siihen ratkaisun. Sovittelija ei asetu kenenkään puolelle, vaan toimii yhteistapaamisen fasilitaattorina ohjaten osallisia kuulemaan toisiaan, lisäämään ymmärrystään asiassa ja löytämään konfliktiin ratkaisun itse. Yhteisiin tapaamisiin tullaan sopua rakentaen: puhumme toiveista ja tavoitteista, emme syyttele tai hauku ihmisiä.

Parhaimmillaan yhteistapaamisen tuloksena on kirjallisesti dokumentoitu, tulevaisuuteen suuntaava sopimus osallisten toiveista ja toiminnan muutoksen tavoitteista. Ellei sopimusta synny, sovitteluprosessi päätetään selkeään lopetukseen. 

5. Tiedottaminen

Sovittelun lopputulemasta tiedotetaan niille työnantajan edustajille, joiden on työnantajavelvoitteidensa vuoksi syytä tietää prosessin etenemisestä. Sovittelutapaamisessa keskustellaan myös konfliktin ulkopuolelle jääneen työyhteisön tiedottamisesta. Sovitaan mitä kerrotaan, milloin ja miten sekä kuka hoitaa tiedottamisen. 

6. Seuranta

Seurannassa tyypillisesti 2-3 kk päästä kartoitetaan työyhteisön tilanne ja sovitaan jatkotoimista, mikäli sovittelusta ei ole ollut apua. 

Seurannan avulla tuetaan sovitteluprosessissa syntyneen sopimuksen toteutumista kartoittamalla työyhteisön tilanne ja sopimalla jatkotoimista, mikäli sovittelusta ei ole ollut apua. Seuranta toteutetaan tyypillisesti 2-3 kuukauden päästä yhteistapaamisesta. Seuranta voidaan toteuttaa esimerkiksi 2-3 yhteistapaamisella kuuden kuukauden aikana.

Sovittelija ei raportoi sovitteluprosessin kuluessa tai sen jälkeen esimerkiksi henkilökohtaisten keskustelujen aikana saamistaan tiedoista toimeksiantajalle. Osapuolten välisen luottamuksen säilyttäminen on sovittelijalle ensiarvoisen tärkeää. 

Maksuton työyhteisösovittelun tarvekartoitus

Ota yhteyttä, niin kartoitetaan tilanteenne ja selvitetään miten voin auttaa työyhteisöänne työrauhan palauttamisessa. Kartoitus on maksuton. 

Ota yhteyttä ja pyydä tilannekartoituksen perusteella laadittava tarjous! 

Miten edistän sovun henkeä työyhteisössäni? 

Erityisesti esimiehet tarvitsevat taitoja käsitellä ristiriitoja ja kohdata ristiriitojen synnyttämiä tunteita. Jos ristiriitoja ja ongelmia ei käsitellä, on seurauksena klikkiytymistä, vastuuttomuutta, yhteistyöhaluttomuutta, takanpäin puhumista, syntipukkien etsimistä ja lapsenomaista käyttäytymistä. Pahimmillaan ongelmat johtavat suoranaisiin taisteluihin, joihin kaikki joutuvat mukaan, tahtoivat tai eivät. Näiden taitojen opettelu tuo paljon toimivia välineitä johtamiseen sekä muuttaa henkilön suhtautumista ristiriitoihin ja käyttäytymistä vuorovaikutustilanteissa merkittävästi.

Toimivan työyhteisön tuntomerkki ei ole ongelmattomuus vaan se, miten ongelmia kyetään käsittelemään ja ratkomaan. Parhaimmillaan ongelmat ja ristiriidat ovat kaikille äärimmäisen hyvä mahdollisuus oppia ja kehittyä. Kun ristiriitoja käsitellään avoimesti keskustellen, kaikkien yhteistyötaidot ja vuorovaikutustaidot vahvistuvat.

Ristiriitoihin on mahdollista käydä käsiksi jo siinä vaiheessa, kun joku yhteisön jäsen kokee mielipahaa eri tilanteissa. Työyhteisöissä voi olla monenlaisia mielipahaa aiheuttavia tilanteita kuten selän takana puhumista, tiedon panttaamista, ulkopuolelle jättämistä, haukkumista ja mitätöintiä, juonittelua, työn epätasaista jakautumista, epätasa-arvoista kohtelua, kiusaamista ja klikkiytymistä.

Psykologinen turvallisuus toimii lähtökohtana luottamukselle ja avoimelle vuorovaikutukselle. Sovun hengen luominen edellyttää myös psykologista turvallisuutta. Sovittelussa psykologisen turvallisuuden luominen onkin yksi tärkeimmistä asioita sovun aikaansaamisessa.

Restoratiivinen, osallisuus, dialogisuus ja ratkaisukeskeisyys ovat sovittelun peruskäsitteitä. Dialogisuus ja ratkaisukeskeisyys ovat erityisesti niitä elementtejä, joiden toteutumiseen sovittelua ohjaava henkilö voi vaikuttaa merkittävästi. Niiden toteutuminen edistää restoratiivisuutta ja osallisuuden kokemusta sovittelussa. Sovittelutaitoihin kuuluu kunnioittava vuoropuhelu, tunteiden ja tarpeiden huomioiminen sekä yhteisiin tavoitteisiin ja tulevaisuuteen suuntaaminen.

Kuka tahansa voi harjoitella ja oppia käyttämään dialogisuutta ja ratkaisukeskeinen ajattelua ja keinoja sovun edistämiseksi.

Ota yhteyttä. Suunnitellaan teille sovun henkeä edistävä koulutus.