Sähläämisestä ajanhallintaan
Jokaisella meillä on omat keinomme pärjätä kiireen ja ajan yhtälön kiemuroissa. Aloitan usein jonkin asian tekemisen ja huomaan tunnin tai parin päästä tehneeni kaikkea muuta mieleeni tullutta. Tiedän hyvin, että kannattaa keskittyä yhden asian tekemiseen kerrallaan. Kun onnistun tässä kiireen tunne vähenee ja aikaansaamisen tunne lisääntyy.
Tapani Riekki kertoo blogikirjoituksessaan Miksi kannattaa tehdä yksi asia kerrallaan, että ajaudumme helposti tekemään montaa asiaa yhtä aikaa ja uudelleen orientoituminen ajattelua vaativaan työhön on raskasta.
Syitä tähän on useita, joista Riekki nostaa esille kaksi:
1. Muistin tarkkaavaisuus
Ensinnäkin meillä kaikilla on vain yksi tarkkaavaisuus. Kun teemme montaa asiaa yhtä aikaa, tarkkaavaisuutemme hyppii tehtävien välillä. Jos tehtävät ovat helppoja ja automatisoituneita, ongelmia ei juuri tule. Tietotyö on harvoin automatisoitunutta ja jatkuvat huomion vaihtamiset heikentävät suoritustamme.
2. Muistin assosiatiivisuus
Syy tähän on muistimme. Voimme pitää kerrallaan tietoisessa mielessämme noin neljä asiaa. Lisäksi muistimme toimii assosiatiivisesti, eli syvällinen ajattelu ja asioiden kaivaminen pitkäkestoisesta muististamme työmuistiimme ottaa aikaa. Toisaalta ajatuskin pohtimisesta saattaa tuntua raskaalta. Ja sitä se on, koska muistaminen on mentaalista työtä.
Suunnittelu - keskittyminen - itsemyötätunto
Minulle toimiva ajan- tai mielenhallinnan keino on suunnitella etukäteen, mitkä ovat tärkeimpiä asioita alkavalle viikolle tai päivälle. Käytännössä kirjoitan asiat puhelimen muistutuksiin, pois mielestä. Asiat jäävät prosessoimaan jonnekin mielen perukoille ja muotoutuvat suunnitelmiksi, mikä helpottaa asian suunnitelmallista ja keskittynyttä tekemistä. Sählätessäni yritän olla itselleni myötätuntoinen ja aloitan ajanhallinnan harjoittelun taas seuraavalla kerralla uudestaan.
Riekki lopettaa kirjoituksensa omaan keinoonsa:
"Kun siis teet ajattelutyötä, älä moniaja. Tee yksi asia kerrallaan ja harjoittele hallitsemaan niin mielen sisäisiä kuin ulkoisia häiriötekijöitä. Aloita vaikka keskittymällä yhteen asiaan puoli tuntia kerrallaan keskeytyksettä, selailematta posteja tai haahuilematta digiyllykkeissä. Tämä ei ole helppoa, mutta tutkitusti tehostaa toimintaa ja on vähemmän stressaavaa."