Miten teen työtäni ratkaisukeskeisesti?

12.01.2018

Kerron näillä nettisivuilla Tarinassani, miten minusta tuli ratkaisukeskeinen työnohjaaja ja työyhteisökehittäjä. Seuraavassa tarinassa kerron, miten teen työtäni ratkaisukeskeisenä työnohjaajana.

Ratkaisukeskeistä työnohjaustapaani arvioitiin vuonna 2016 kansainvälisen ratkaisukeskeisen yhdistyksen Solution Focus in Organisations (SFiO) kriteerien mukaan. Tein tnäytteeni eräästä puolitoista vuotta kestäneestä ryhmätyönohjausprosessista. Arvioitsijoinani toimivat Marika Tammeaid ja Riitta Salminen.

Työnäytteessä kerrottiin draamankaarta mukaillen kolmessa osassa, mitä prosessin aikana tehtiin: alku (tausta ja asiakas, tarjous- ja neuvotteluvaihe sekä valmistautuminen ja suunnittelu), keskikohta (tavoitteet, rakenne, prosessi, kriisit ja kehittyminen) ja loppu (tulokset suhteessa tavoitteisiin, arviointi ja palaute asiakkaalta ja itsearviointi).

Mitä sain arviointiprosessista?

Arviointiprosessista muotoutui mahtava itsereflektioprosessi, mikä lisäsi osaamistani, itseluottamustani ja arvostustani omaan ammattitaitooni - niin hyvine kuin kehitettävine puolineen.

Arvioinnissa ei huomioitu asioita, jotka olisin voinut tehdä paremmin. Sain kuunnella posket punoittaen kahden arvioitsijani keskustelua siitä, mikä työnohjauksessani toimi hyvin. Vaikka arvioinnissa tuotiin esille vain onnistumisia, koin prosessin aikana riittävästi myös itsekritiikkiä ja itsesyyttelyä. Näihin ei ollut kuitenkaan syytä jäädä vellomaan. Arviointiprosessi vahvisti tätä jo aikaisemminkin jollain tavalla omaksumaani armollisuutta itseäni kohtaan.

Työnäytteessä nostettiin esille "vinkkejä" (clues) ratkaisukeskeisestä ajattelutavastani ja työotteestani - oppimisestani, valinnoistani ja reflektioistani - sekä prosessin aikana ilmenneitä käänteentekeviä hetkiä. Oli hyvin opettavaista ja omaa työtapaa kehittävää pohtia miten on itse toiminut, miten olisi voinut toimia toisin, mikä toimii hyvin ja mikä tekee työtavastani ratkaisukeskeisen. Luottamukseni ratkaisukeskeiseen ajattelu- ja työtapaan vahvistui. Näitä vinkkejä oli lopulta yhteensä 15, joista kerron seuraavaksi mielestäni merkittävimmät.

Ratkaisukeskeisestä työskentelytavasta

Alkuvaiheen tarjousvaiheessa merkittäväksi vinkiksi osoittautui ratkaisukeskeisen työotteeni perinpohjainen avaaminen esittelykäynnillä. Tiimi kyseli työtavastani ja kerroin heille ratkaisukeskeisestä työnohjaustavastani, johon oleellisesti kuuluu seuraavia asioita: läsnäoleva kuuntelu, kaikkien osallistujien arvostus ja kunnioitus, luottamuksellinen ja avoin vuorovaikutus sekä avoimet kysymykset erilaisine menetelmineen. Tiimi valitsi ensin toisen työnohjaajan, mutta myöhemmin työnohjaaja haluttiin vaihtaa ratkaisukeskeiseen. 

Ruutu ja Salmimies (2015) toteavat kirjassaan Työnohjaajan opas - Valmentava ja ratkaisukeskeinen ote, että yksi merkittävimmistä ja vaikuttavimmista tekijöistä työnohjausprosessin onnistumisessa on luottamuksellinen, turvallinen ja avoin vuorovaikutus. Työnohjausprosessissa kaikkien suurin yksittäinen vaikuttava tekijä on vuorovaikutuksen yhteensopivuus. Koska vuorovaikutuksella on yli 40 % vaikutus onnistuneeseen ohjausprosessin, haluan korostaa sen merkitystä ja toivon aina palautetta, jos jotakin vuorovaikutuksen liittyvä tapaani tulisi kehittää.

Työnohjaukselliseen vuorovaikutukseen liittyy useita sudenkuoppia, joista työnohjaajan on hyvä olla tietoinen. (Ruutu ja Salmimies, 2015) Yksi sudenkuoppa on tulkitseminen. Olen huomannut joka kerta siihen sortuessani, ettei se toimi. Falk (2007) toteaa, että hyvä auttaja on tietämätön, laiska ja itsekäs. Hän tietää vain sen, mitä hänelle kerrotaan; hän auttaa vain niin vähän kuin on tarpeen; hän on rehellisesti läsnä juuri sellaisena, mitä hän oikeasti on eli havaintoineen, tunteineen, toiveineen ja rajoituksineen.

Haluan kuulla työnohjattavien toiveita ja yrittää parhaani mukaan kuljettaa prosessia kunkin yksilön ja ryhmän yksilöllisten tarpeiden mukaan. Työnohjausaika on vain ja ainoastaan asiakkaiden aikaa, ei työnohjaajan osaamisen esittelyä tai pätemistä. Tässä auttaa "ei-tietämisen -tila" tai "tyhjän pään" periaate (Hirvihuhta ja Litovaara, 2003). Falk (2007) muistuttaa, että (työnohjaajan) ajattelu vaikeuttaa havaintojen tekemistä:

"Keskustelu uhkaa muuttua merkityksettömäksi silloin, kun olettamukset, vaikeneminen ja asenteet etäännyttävät keskustelijoita siitä, mikä on totta juuri heille ja totta heidän vuorovaikutuksessaan juuri nyt. Tällainen todellisuuden tunnustamiseen kohdistuva uhka voi aiheuttaa urautumista siihen, miten asiat yleensä ovat, tai se voi aiheutua moralisoivasta ajattelusta, miten asioiden pitäisi olla. Kummatkin tekevät sinut auttajana siinä määrin sokeaksi ja kuuroksi, että sinun on syytä varoa ajattelemasta liikaa keskustelun aikana. Sen sijaan kannattaa nähdä ja kuulla, mitä vuorovaikutuksessa yksinkertaisesti tapahtuu."

Aloitusvaiheessa yksi toimiva tapa tässä ja muissakin työnohjausprosesseissa tavoitteiden kartoittamiseen on ollut toivotun lopputuloksen kysyminen ja samalla toiveikkuuteen siirtyminen mahdollisen ongelmapuheen jälkeen: juuri kertomanne perusteella, mitä haluatte sen sijaan. Tapanani on myös kysyä tarkennusta, kuten mitä tarkoitit sanoessasi "palikoida työtä". Haluan näin lisätä avoimuutta, yhteistyötä, yhteistä ymmärrystä ja oppimista sekä kannustaa osallistujia myös kysymään tarkennuksia, koska tulkinnat menevät monesti pieleen.

Työnohjausopintojeni alkupuolella tein kirjareferaatin Hirvihuhdan ja Litovaaran kirjasta Ratkaisun taito (2003). Ensimmäinen asia, jota jäin erityisesti pohtimaan oli toisen luvun kohdat Sanoilla on väliä ja Sanoihin sisään. Teimme eräillä lähipäivillä harjoituksen, jossa jatkettiin lausetta Tämä huone on... koska... Tästä yksinkertaisesta lauseesta muodostui jokaiselle kertojalle erilainen tarina.

Ratkaisun taito -kirjassa todetaankin, että sanoilla on väliä sekä kuulijalle että viestijälle; sanavalinnat vaikuttavat kummankin kokemukseen. Ne avaavat kummallekin uusia merkityksiä. Negatiivinen, ongelmia ja patologisia piirteitä korostava määrittely lamauttaa ja edesauttaa kehittämisestä luopumista tai syyllisten etsimistä, rakentava taas lisää optimismia ja halua löytää ratkaisuja.

Sanoihin sisään -luvusta olen halunnut muistaa työnohjauksissani, että tarkoitamme samoilla sanoilla eri asioita ja annamme niille erilaisia merkityksiä. Esimerkiksi työyhteisön jokainen jäsen voi antaa erilaiset merkitykset hyvälle yhteistyölle. Kirjassa neuvotaan, että esimerkiksi työyhteisön pulmatilanteissa esimiehen kannattaakin kuulla tarkkaan, millaisia ilmaisuja osapuolet käyttävät sekä selkeyttää ja tarkentaa epämääräisiä lausahduksia ja lisätä näin osapuolten ymmärrystä toistensa näkökulmia kohtaan.

Työnohjausten toteutus

Minulle jokainen yksittäinen kerta on oma prosessinsa alkuineen, keskikohtineen ja loppuineen. Tähän sisältyy jokaiseen ohjauskertaan sisäänrakennettu väljä struktuuri: virittäytyminen, kuvaaminen, muokkaaminen ja sisäistäminen. (Hirvihuhta työnohjausopinnoissa 2010)

Ratkaisukeskeisessä työnohjauksessa ei vältellä ongelmapuhetta. En lähde kääntämään ongelmapuhetta tavoite- tai toivepuheeksi ennen kuin asiakas on siihen valmis. Pyrin kuitenkin siihen, että jokainen yksittäinen ohjauskerta päättyy johonkin "jotakin kohti" tai "ongelman sijaan" "toivottuun tulevaisuuteen"-puheeseen, edes johonkin pieneen asiaan liittyen. Voit lukea lisää ratkaisukeskeisyydestä täältä.

Yhtenä tausta-ajatuksenani työssäni toimii asiakkaiden erilaisten odotusten huomioiminen: Jos asiakas haluaa ymmärrystä tai kuuntelijaa, tarjoan ymmärrystä ja kuuntelua, jolloin asiakas tulee kuulluksi. Jos taas asiakas haluaa keinoja tai muutosta, tarjoan keinoja ja pyrin muutokseen ja tästä syntyy yhteistä muutostyöskentelyä. Todellisuudessa nämä odotukset sekoittuvat.

Esimerkkejä työmenetelmistä ja harjoituksista

Käytän tarpeen ja tilanteen mukaan erilaisia menetelmiä ja harjoituksia työnohjausprosessin aikana.

Työssä tapahtuneiden asioiden tai muutostilanteiden käsittelyyn käytän usein tietoisuuden kehää, jossa käydään läpi mitä on tapahtunut eli tapahtuneeseen liittyvät ajatukset, tulkinnat, tunteet, arvot ja johtopäätökset.

Voimauttava valokuvaus on mielestäni itsessään hyvin ratkaisukeskeinen hyvän näkyväksi tekemisellään, arvostuskäsityksellään ja tavoitteeltaan ihmisestä itsestään löytyvänä voimauttavana prosessina: kukaan ei voi voimauttaa toista.

Voimauttava valokuvaus toteutettiin arvioidussa työnohjausprosessissa virittäytymisen ja ohjeistuksen jälkeen parityönä. Kukin osallistuja valitsi esillä olleen kysymyksen ja ottivat paristaan kuvia. Lopuksi osallistujat kertoivat kuvistaan itselleen merkityksellisellä tavalla.

Kysymykset olivat:

Minkälaiset työtehtävät energisoivat sinua eniten? Jos ottaisit valokuvan tällaisesta arjen tilanteesta, millainen kuva se olisi, missä se otettaisiin, keitä muita kuvassa olisi...?

Milloin olet parhaimmillasi työssäsi, mitä olet tekemässä? Jos ottaisit valokuvan tällaisesta arjen tilanteesta, millainen kuva se olisi, missä se otettaisiin, keitä muita kuvassa olisi...?

Mikä sinulle on tärkeää ja merkityksellistä työssäsi? Jos ottaisit valokuvan tällaisesta arjen tilanteesta, millainen kuva se olisi, missä se otettaisiin, keitä muita kuvassa olisi...?

Mikä on sinun paras vahvuutesi työssäsi, mitä teet silloin? Jos ottaisit valokuvan tällaisesta arjen tilanteesta, millainen kuva se olisi, missä se otettaisiin, keitä muita kuvassa olisi...? (Kysymykset Marika Tammeaidin työpajasta Ratkes-syyspäiviltä 2014)

Voimauttavan valokuvauksen avulla tuotiin mielestäni näkyväksi tiimin osaamista ja toimivia asioita sekä lisättiin yhteistyötä ja opittiin tuntemaan toisiaan. Saamani suullisen palauteen mukaan harjoituksen jälkeen olo tiimin suhteen oli tasapainoisempi ja oli tullut lisää avoimuutta.

Ristiriitatilanne: Tiimin tilanne näkyville ratkaisukeskeisesti

Tiiminvetäjä halusi, että työnohjauksessa selvitetään kerralla ja suoraan, mitä mieltä hänestä ollaan. Valitsin asian käsittelemiseksi koko tiimin tilanteen näkyväksi tekemisen. Tilannetta lähdettiin selvittämään näkökulmasta, miten kukin näkee itsensä, muut tiimin jäsenet ja koko tiimin. Jokainen vastasi ko. kysymyksiin myös kustakin osallistujasta. Jokaiselle osallistujalle tuli näin oma fläppinsä omine ja muiden vastauksineen.

Kysymykset olivat:

Minkälaisena näet itsesi työntekijänä?

Mitkä ovat parhaat/kehitettävät puolesi? (ratkaisukeskeinen swot: ei kysytä huonoja puolia, heikkouksia)

Minkälainen haluaisit olla? Minkälaisena haluan, että minut nähdään?

Miten näet tiiminne? Minkälaisena haluamme nähdä tiimimme?

Kaikki näkivät fläpit vastauksineen ja kukin sai itse päättää, mikä asia herätti ajatuksia ja keskustelua. Työnohjaajana en puuttunut heidän keskusteluvalintoihinsa, tarkennuksia lukuunottamatta. Tällaisessa ryhmätilanteessa, jossa on monenlaisia tunteita mukana on hyvä pyytää selvennystä, jos tulee tunne, etteivät kaikki ehkä ymmärtäneet sanottua. Tässä on hyvä varautua siihen, että tarkennuksia pyydettäessä vastaaja saattaa ärtyä. Siinä auttaa rauhallinen läsnäolo ja kuuntelu sekä toisen puheen totena pitäminen.

Seuraavalla kerralla tiimin puhe oli muuttunut edellisistä kerroista. Kun aiemmin puhuttiin esimerkiksi siitä, että tieto ei kulje, oli puhe tällä kerralla myönteisempää alusta alkaen. Ihmetellessäni tätä ääneen ja kysyessäni mitä on tapahtunut sain vastaukseksi, että suora puhe on lisääntynyt.

Järvisen ja Luhtaniemen (2013) mukaan ratkaisukeskeisen ajattelun mukanaan tuoma voimavarojen, vahvuuksien ja ihmisten omien arvojen kunnioitus luo pohjaa toiveikkuudelle, tulevaisuuteen orientoitumiselle ja muutoksen mahdollisuudelle sen sijaan, että keskitytään konfliktien syiden ja seurausten tarkasteluun. Tämä ei kuitenkaan sulje pois tunteiden ja työolosuhteiden tarkastelua.

Furmanin ja Aholan (2012) mukaan henkinen hyvinvointi työyhteisöissä koostuu toisaalta positiivisista elämyksistä ja toisaalta valmiudesta kohdata rakentavalla tavalla niitä tilanteita, jotka uhkaavat työyhteisön henkistä hyvinvointia. Heidän on sen lisäksi osattava toimia viisaasti ja diplomaattisesti niissä tilanteissa, joihin liittyy suuri konfliktin riski. Toisin sanoen ei riitä, että ihmiset oppivat antamaan toisilleen positiivista palautetta, heidän täytyy oppia myös esittämään toisilleen kritiikkiä hienotunteisella ja rakentavalla tavalla.

Tunteiden käsittely

Tunteiden käsitteleminen ja nimeäminen on tärkeää ja auttaa rauhoittamaan mieltä. Se voi olla työnohjaajalle myös pelottavaa, etenkin jos asiakkaan pyyntönä on selvitellä hankalia asioista tunteiden avaamisella. Viimeisessä esittelemässäni menetelmässä käsitellään tunteita voimavarakeskeisesti.

Osallistujat valitsivat ensin viisi hankkeen loppumista kuvaavaa tunnetta noin 150 tunteesta. Näistä keskusteltiin tilanteeseen sopivin avoimin kysymyksin. Sen jälkeen osallistujat valitsivat kaksi tunnetta, jotka kuvaavat heille kullekin tärkeintä asiaa työssä ja mitä he vievät mukanaan tulevaisuuteen. Lopuksi osallistujat piirsivät kuvan valitsemistaan kahdesta tunteesta.

Osallistujat saivat mahdollisuuden sanoittaa kokemuksiaan tunnekorttien ja luovan toiminnan kautta sekä päättää itse, mitä jakavat eli mihin suuntaavat huomionsa nyt ja tulevaisuudessa.

Työnohjausprosessin aikana oli hyvä pitää mielessä erilaisten menetelmien käytössä, että

"Ratkaisukeskeisyyteen liittyy useita menetelmiä, joilla suotuista muutosta saadaan aikaan. Mikään menetelmä ei kuitenkaan toimi yksinään, ellei työnohjaajan asenne ja ihmiskuva ole aidosti ratkaisukeskeinen, ohjattavaa arvostava ja toiveikkuutta vaaliva. Ratkaisukeskeisyys ei ole tekniikkaa vaan elämänasenne." (Ruutu ja Salmimies, 2015)

Kaikki loppuu aikanaan

Kerään kirjallista palautetta jokaiselta ryhmältä ja yksilöohjattavalta työnohjauksen aikana ja sen loppuessa. Kysyn suullista palautetta jokaisella kerralla eri tavoin. Arvioidun prosessin aikana palautetta kysyttiin suullisesti ja neljä kertaa kirjallisesti.

Kirjalliset arviointikysymykset olivat seuraavat ensimmäisellä kertaa:

Mistä on ollut eniten hyötyä minulle työssäni? Mitä puuttui tai olisit halunnut enemmän? Toiveita syksylle?

Toisesta arvioinnista neljänteen kysymykset olivat seuraavanlaisia:

Miten arvioit työnohjausta asteikolla 1-10 (jossa 10 tarkoittaa: tavoitteeni työnohjaukselle saavutettiin täysin - 1 saavutettiin heikosti/ei lainkaan)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Miten valitsit antamasi numeron - Mitä tavoitteita saavutit ja mikä onnistui hyvin? Minkälaisia myönteisiä vaikutuksia näet työnohjauksella olleen koko prosessin ajalta (alusta tähän asti)? Mistä pidit erityisesti työnohjauksessa?

Jos aloittaisimme alusta työnohjausprosessin, mitä olisit halunnut, että teemme toisin?

Arvioitsijoinani toimivat Marika Tammeaid ja Riitta Salminen, jotka arvioivat työtapaani seuraavasti:

I was impressed of Katja's great reflective and creative way of working. She is a good listener with appreciative approach and a lot of intuition. She attended to the client's agenda and goals. She was open to adjusting her own action according to the group and several shifts in direction. She was very open and direct in her communication with the group. Katja asked for feedback and checked constantly if the process was proceeding to right direction. Katja was aware of her own role as supervisor and asked for permission to share her own experience with the client. Katja is using a wide range of SF tools and approaches skilfully. She shows confidence in working with strong emotions. Her piece of work shows the strength of solution focused approach.

Katja has a very strategic approach as a Solution Focused supervisor and in this piece of work she showed strong skills in supporting team resilience in a demanding situation. I was impressed in her ability to tune in team members to fruitful self-reflection and towards a common goal. She was able both to create a safe environment for the team members to face conflicts and uncertainties and then turn the communication gradually towards solutions. A wide variety of creative SF tools were in use in supervising sessions and the team got even extra tools for they daily work.

Kirjallisuus:

Falk Bent. 2007. Auttajan peili. Resurssi.

Furman Ben ja Ahola Tapani. 2012. 8.painos. Tuplatähti. Työpaikan hyvä henki ja kuinka se tehdään. Tammi.

Hirvihuhta Harri ja Anneli Litovaara. 2003. Ratkaisun taito. Tammi.

Järvinen Inga ja Luhtaniemi Tuula. 2013. Ratkaisukeskeinen työyhteisösovittelu. Työterveyslaitos.

Ruutu Sirkku ja Raija Salmimies. 2015. Työnohjaajan opas - Valmentava ja ratkaisukeskeinen ote. Talentum.