Reteaming-prosessi

Reteaming-valmennus on yksilöiden ja yhteisöjen vaiheittain etenevä ratkaisukeskeinen kehittämismenetelmä, jossa prosessinomaisesti autetaan ryhmiä asettamaan tavoitteet, kasvatetaan motivaatiota tavoitteen saavuttamiseksi ja sitoutetaan asianomaiset osaksi myönteistä muutosprosessia.

Reteming-prosessi sisältää 12 vaiheittain etenevää askelta. Reteaming-valmennuksen ovat kehittäneet Tapani Ahola ja Ben Furman.

Rakennemuutosten tai hankalien tilanteiden jälkeen

"Jos haluaa viedä ihmiset jostakin johonkin, hänet täytyy kohdata ensin siellä, missä hän on". (Kierkegaar) 

Valmennus tai työnohjaus kannattaa  aloittaa organisaatiossa tapahtuneiden rakennemuutosten tai muiden hankalan tilanteiden jälkeen henkilöstön kuuntelemisella ja sen selvittämisellä, miten he ovat henkilökohtaisella tasolla muutoksen kokeneet ja miten siihen reagoineet ts. minkälaisia stressioireita muutos on heissä aiheuttanut ja mitä ongelmia se on tuonut mukanaan. 

Kun ihmisten kielteiset reaktiot ja syntyneet ongelmat nähdään luonnollisena ja inhimillisenä osana muutosprosessia tai hankalaa tilannetta, vähenee syyttelevä ilmapiiri ja syyllisten etsiminen. Ihmiset kokisivat loukkaavana, jos tällaisessa tilanteessa ensimmäisenä lähdettäisiin kartoittamaan unelmia. Reteaming-prosessi auttaa osanottajia kokemaan, että he tulevat kuulluksi ja ymmärretyiksi. Heille tulee tunne, että heidän kokemuksistaan ollaan kiinnostuneita ja heidän vaikeaan tilanteeseensa suhtaudutaan asianmukaisella vakavuudella. 

Tämä kokemus on edellytys sille, että hyödyttömästä ongelmien vatvomisesta päästään siirtymään asetettujen tavoitteiden työstämiseen eli reteaming-prosessiin.

Reteamingin avulla voidaan myös purkaa työhyvinvointikyselyitä ilman haitallisia syyllistäviä keskusteluita. Sen sijaan työyhteisön jäsenet alkavat yhdessä ideoida ratkaisuja havaittuihin ongelmiin niitä vastaavien muutostoiveiden kautta. 

1. Toivotun tulevaisuuden kuvaaminen

Reteaming-prosessi alkaa myönteisen mielikuvan muodostamisella siitä, miltä tulevaisuus näyttää tietyn ajan kuluttua esim. vuoden päästä.

"Kuvittele, että vuosi on kulunut ja olet hyvin tyytyväinen elämääsi. Koet eläväsi elämäsi parasta aikaa. Ne ongelmat, jotka vaivaavat sinua tänään ovat takanapäin ja asiat ovat hyvällä mallilla. Nautit elämästäsi täysin siemauksin. Minkälaista elämäsi on? Miltä työsi näyttää? Millä tavalla elämäsi on erilaista kuin vuosi sitten? Mikä pysyisi ennallaan?"

Tarkoituksena on asettaa itselleen tai työryhmälle tavoite tai muutostoive, jonka haluaa saavuttaa. Toivotun tulevaisuuden kuvaaminen ennen tavoitteen asettamista on tärkeä osa tavoitteen määrittelyä. Hyvästä tulevaisuudesta puhuminen loi pohjan tavoitteiden asettamiselle. Mitä pitäisi tapahtua, että unelma voisi toteutua?

Mielikuvia tulevaisuudesta kannattaa luoda myös siksi, että ne ovat merkittäviä hyvinvoinnillemme. Käsityksemme myönteisestä tulevaisuudesta ohjaavat tämänhetkistä kokemustamme todellisuudesta sekä menneisyydestämme. Menneisyyden kokemuksiamme emme voi muuttaa, mutta niiden merkitykseen tästä eteenpäin voimme vaikuttaa. Menetettyjä haaveita voi ajan kanssa muuntaa ja korvata uusilla. Tulevaisuus on paikka, jota kukaan ei voi omistaa, ja siellä on tilaa mielikuvitukselle ja kaikenlaisille haaveille.

Haaveista ja unelmista keskusteleminen luo myös toiveikkuutta parantaen ihmisten välejä ja yhteistyötä. Ongelmista ja niiden syistä keskusteleminen aiheuttaa syytösten ja vastasyytösten kierteen. Toivotusta tulevaisuudesta keskusteleminen on turvallisempi ja hedelmällisempi puheenaihe. Jopa ne, joilla on hyvin erilainen käsitys siitä, mikä ongelma on, mistä se johtuu ja mitä sille pitäisi tehdä, voivat olla hämmästyttävän yksimielisiä siitä, miltä asioiden olisi hyvä näyttää tulevaisuudessa. 

2. Tavoitteen asettaminen

Onko olemassa jotakin, mitä haluaisit oppia, muuttaa tai saavuttaa?

Reteaming-prosessissa selkeän ja merkityksellisen tavoitteen asettaminen on oleellista sen onnistumiseksi. Jotta tavoite olisi merkityksellinen, on sillä oltava kiinteä yhteys haaveisiimme, unelmiimme ja toiveisiimme. Tulevaisuudenhaaveemme heijastavat arvojamme ja ihanteitamme, jolloin ne ovat automaattisesti motivoivia.

Matka voi alkaa, kun tietää, mikä on määränpää. Sanalla tavoite tarkoitetaan asioita, joiden saavuttaminen voi edistää tulevaisuusvision toteutumista. Se on tarkennettu kuvaus siitä, mikä vie meitä kohti unelmaamme. Unelmat on aiemmin kuvattu vapaamuotoisesti. Tavoitteet ovat konkreettisia, yksilöityjä ja saavutettavissa olevia asioita, joiden hyväksi voimme tehdä jotakin. 

Ongelmien lista muotoillaan siten, että kukin ongelma ilmaistaan myönteisenä tavoitteena tai muutostoiveena (kohti jotakin). Saamme kuvauksen siitä, mitä halutaan saada aikaiseksi - ei kuvausta siitä, mitä ei haluta. Esimerkiksi kielteisessä muodossa ilmaistu tavoite "aion lopettaa kynsien pureskelemisen" voidaan kääntää myönteiseen muotoon "aion opetella pitämään huolta kynsistäni". Myönteisessä muodossa ilmaistut tavoitteet eivät syyllistä ketään. Ne näyttävät helpommin saavutettavilta ja innostavimmilta. Samalla ne luovat hyvän pohjan ihmisten väliselle luovalle yhteistyölle. 

Valitulle kaikkien tärkeimmälle tavoitteelle annetaan nimi. Näin se koetaan enemmän omaksi ja sitoudumme sen saavuttamiseen vahvemmin. 

3. Kannustajien kutsuminen

Reteaming-prosessi rakentuu yhteistyölle, jossa kanssaihmiset näyttelevät merkittävää roolia.  Heidät nähdään ennen kaikkea kannustajina ja tukijoukkoina, jotka auttavat ja edistävät tavoitteen saavuttamisessa esimerkiksi rohkaisemalla, kannustamalla ja edistyksen huomaamisella. Miettikää, ketkä voisivat kannustaa teitä.

4. Tavoitteen hyötyjen kartoittaminen

Mitä hyötyä siitä on itselle? Entä muille?

Tavoitteen kiinnostavuus on suoraan verrannollinen hyötyyn, joka sen saavuttamisesta arvioidaan saatavan. Tavoitteen saavuttamisesta koituvien hyötyjen pohtiminen ja erityisesti aiheesta keskusteleminen nostaa esiin uusia mahdollisuuksia ja saa tavoitteen näyttämään entistä kiinnostavammalta ja antaa uskoa onnistumiseen. Tavoitteen saavuttamisesta on hyötyä niin itselle kuin muillekin.

Haitoilla motivointi toimii harvoin. Sen sijaan on parempi alkaa tutkia toiminnan muuttamisesta todennäköisesti seuraavia hyötyjä ja myönteisiä vaikutuksia. Olemme kiinnostuneempia tavoitteista, jotka hyödyttävät meitä ja vievät lähemmäksi unelmiamme. 

5. Jo tapahtuneen edistyksen huomioiminen

Missä kohtaa arvelet olevasi asteikolla yhdestä kymmeneen, jossa yksi tarkoittaa, ettet ole vielä tullut edes ajatelleeksi koko asiaa ja kymmenen, että olet saavuttanut tavoitteesi?

Motivaatiota kasvatetaan keskustelemalla siitä, missä määrin olemme jo edenneet tavoitteemme suuntaan. Tämä auttaa meitä huomaamaan, ettei asettamamme tavoite ole tullut tyhjästä, vaan se on ollut jo olemassa jonkin aikaa ja että olemme jo oikealla tiellä kohti tavoitettamme. 

Mitä enemmän huomaamme jo edistyneemme sitä enemmän motivaatiomme kasvaa. On hyvä tehdä itselleen näkyväksi, mitä on jo tehnyt ja miten pitkällä on tavoitteen suhteen. Usko onnistumiseen kasvaa, kun huomaa, miten paljon on jo edistynyt esimerkiksi ajatellut asiaa hyvinkin paljon.

6. Tulevan edistyksen vaiheet

Seuraavaksi pohditaan, mitkä tulevat olemaan seuraavat edistyksen merkit kohti tavoitetta. 

Jos oletetaan, että asiat menevät edelleen hyvään suuntaan ja ensi viikon lopulla toteat taas tapahtuneen edistystä, mitä kertoisit tapahtuneen? Mikä on pieni merkki siitä, että olet alkanut edistyä tavoitteesi suuntaan? Entä pari viikkoa myöhemmin? Mitä selkeämpi kuva muodostuu niistä askelista tai välivaiheista, joiden kautta tavoitteeseen edetään, sitä helpompi on tulla tietoiseksi siitä, mitä tulee tehdä tavoitteen saavuttamiseksi. 

Keinovalikoima näyttäytyy keskustelussa, jossa asetetaan onnistumiselle kriteerit ja muodostetaan konkreettisia mielikuvia tulevan edistyksen vaiheista. Vaiheista voi piirtää viiden askeleen portaikon, jossa kukin porras kertoo tilanteesta esim. viikon tai kahden päästä. Kullekin portaalle kirjoitetaan mahdollisimman yksityiskohtainen kuvaus siitä, miten pitkällä olet siinä vaiheessa.

7. Tavoitteen haasteellisuuden tunnustaminen

Positiivisesta työskentelyotteesta huolimatta on syytä käyttää aikaa myös sen pohtimiseen, miksi asetetun tavoitteen saavuttaminen ei välttämättä ole helppoa. Tavoitteen toteaminen vaikeaksi ja haastavaksi lisää sen kiinnostavuutta ja kasvattaa motivaatiota. 

Tavoitteen haastavuudesta keskusteleminen on erityisen tärkeätä ryhmien kanssa työskennellessä. Ryhmissä ihmiset eivät yleensä ole asioista yhtä mieltä vaan mielipiteet jakautuvat ja kärjistyvätkin helposti. On niitä, jotka ovat innostuneita ja optimistisia tavoitteen saavuttamisen suhteen ja niitä, jotka ovat varautuneempia, kenties jopa epäileviä koko projektista. Ryhmissä on viisasta antaa tilaa epäilylle. Ihmisille kannattaa tarjota tilaisuus avata suunsa ja ilmaista epäilynsä. Kokiessaan tulleensa kuulluksi, on helpompi asettua tukemaan yhdessä asetettua tavoitetta. Jos kritiikki ja epäilykset jätetään huomioimatta, voi vastassa olla pysyviä kielteisiä asenteita tavoitteen saavuttamisen suhteen. 

8. Onnistumisen uskon vahvistaminen

Mitkä kaikki tekijät puhuvat sen puolesta, että saatatte esteistä huolimatta onnistua saavuttamaan tämän tavoitteen?

Yksi motivaation avaintekijöistä on usko onnistumiseen, luottamus siihen, että asetettu tavoite on saavutettavissa. Onnistumisen uskoa kasvattaa aikaisempien onnistumisten ja lisävoimavarojen pohtiminen. Olemme todennäköisesti selviytyneet elämässämme monista vastaavista ja vaikeimmistakin haasteista. Keskustelu aikaisemmista onnistumisista ja ongelmista selviytymisestä, vaikka ne eivät liittyisi kyseessä olevaan tavoitteeseen, synnyttää toiveikkuutta. Voimavaroja kannattaa kartoittaa mahdollisimman paljon. Voimavaroja löydetään sitä enemmän mitä enemmän niitä etsitään. Ryhmässä kannattaa pyytää kartoittamaan toistensa voimavaroja. Voimavaroista keskusteleminen synnyttää sivutuotteena arvostavan ja luottamuksellisen ilmapiirin ryhmän sisällä. 

9. Lupausten antaminen

Tähän saakka reteaming-prosessissa on keskitytty tavoitteen asettamiseen, edistyksen vaiheiden kuvittelemiseen ja motivaation vahvistamiseen.  Sana lupaus viittaa siihen, ettei reteaming-prosessi ole pelkkää ideointia ja motivaation kasvattamista vaan myös sitoutumista tekemisen kautta muutokseen.  On syytä huolehtia, että kysymys siitä, mitä asiakas aikoo tehdä tavoitteensa eteen, esitetään pian motivaatiokeskustelun jälkeen. Onnistumisen uskoa ja tavoitteen saavuttamista koituvia hyötyjä kartoittamalla on valmennettava valmiimpi ottamaan vastaan kysymyksen siitä, mitä hän aikoo tehdä tavoitteen saavuttamiseksi.

Mitä aiotte tehdä tavoitteen saavuttamiseksi ennen seuraavaa tapaamista? 

Pienin askelin eteneminen on suositeltavaa, koska se tuottaa todennäköisesti onnistumisen kokemuksia ja että ne toteutetaan. Lisäksi tunnelma säilyy optimistisena, edistys on helpompi havaita ja on riemullista yllättää toiset kertomalla heille seuraavassa tapaamisessa odotettua isommasta edistysaskeleesta. Julkisesti annettu lupaus luo odotuksia lupauksen toteutumisesta. Kun asianomainen saa itse päättää, keille lupauksensa ilmoittaa, vahvistaa se motivaatiota.

10. Edistyksen päiväkirja

Seuranta on tärkeä osa reteaming-prosessia. Motivaation säilymiseksi tarvitaan onnistumisen kokemuksia, tunnetta siitä, että ponnistelumme tuottavat tuloksia ja asiat etenevät haluttuun suuntaan. Huomio kiinnitetään erityisesti myönteisen muutoksen havainnointiin. 

Edistyksen tai onnistumisen päiväkirjaan kirjoitetaan päivittäin tai säännöllisin väliajoin kaikki havaitut edistysaskeleet ja niiden myönteiset vaikutukset. Yhtälailla olennaista on tutkia, analysoida ja selittää edistystä. Tämä mahdollistaa niiden tutkimisen ja hyödyntämisen myöhemminkin. Edistyksen tutkiminen synnyttää oivalluksia siitä, miten asiassa kannattaa jatkossa edetä. Se saa meidät tuntemaan ylpeyttä ja lisää keskinäistä arvostusta ryhmän jäsenten välillä. Lisäksi edistyksen päiväkirjan pitäminen on keskeisin motivaatiota ylläpitävä tekijä. Ilman kirjaamista tehdyt toimenpiteet ja edistysaskeleet unohtuvat helposti tai jäävät huomaamatta.

11. Vastoinkäymisiin varautuminen

Vastoinkäymiset ovat luonnollinen osa myönteistä muutosprosessia ja ne tulevat usein yllättäen. Jotta emme menetä toivoamme ja lannistu, on tärkeä varautua etukäteen. Vastoinkäymisiin ei aina ole mahdollista varautua etukäteen valmiilla suunnitelmilla. Sen sijaan on mahdollista tietoisesti pyrkiä kehittämään vastoinkäymisiin sellaista asennoitumista, joka auttaa suhtautumaan niihin hyväksyvästi ja selviytymään niistä. 

Myönteisyydestään ja toiveikkuudestaan huolimatta reteaming-prosessissa ei jätetä huomioimatta mahdollisia vaikeuksia, ongelmia tai epäilyksiä. Optimistinen perusorientoituminen auttaa pääsemään päämääriin. Tarvitaan myös annos realismia; sen hyväksymistä, että tavoitteen saavuttaminen ei ole helppoa. Onnistumisen todennäköisyyttä vahvistaa se, että olemme etukäteen suunnitelleet, miten suhtaudumme takaiskuihin.

Jos edistystä ei tapahdu, on pysähdyttävä, otettava aikalisä ja tarkistettava tilanne. Pitäisikö tavoitetta tarkentaa? Onko se sinulle riittävän merkityksellinen?  Jos tavoite on ylimitoitettu, on se syytä tarkistaa, mitoittaa uudelleen ja lähteä liikkeelle pienemmin askelin. Ovatko valitut toimenpiteet oikeita? Onko tarpeen tarkistaa toimintasuunnitelma? Jos se, mitä teet ei toimi, tee jotakin muuta. Tarvitaanko lisäresursseja? Voi myös olla, että odotukset ovat epärealistisia siitä, miten nopeasti tavoitteeseen pääsee. Edistyksen askeleita seuraa usein myös askeleita taaksepäin. Taka-askeleet voivat olla tärkeitä ja hyödyllisiä osia muutosprosessissa. 

12. Onnistumisen juhliminen ja ansion jakaminen

Mitä sellaista olemme tehneet, mikä on auttanut pääsemään näin pitkälle?

Kun tavoite on saavutettu tai on edistytty merkittävästi, on juhlinnan aika. Tämä tarkoittaa pysähtymistä pohtimaan sitä, mitä on saatu aikaiseksi, millä keinoin tulokseen on päästy ja mitä kukin on osaltaan tehnyt myönteisen tuloksen aikaansaamiseksi. Tässä vaiheessa voidaan kokea onnistumisen ylpeyttä. Samalla on tärkeä huomioida ja kiittää kaikkia niitä, jotka ovat olleet vaikuttamassa myönteiseen lopputulokseen.  

Lähde

Ahola, Tapani ja Furman, Ben. 2015. Reteaming-valmennus. Yksilöiden ja yhteisöjen ratkaisukeskeinen kehittämismenetelmä