Kaaoksesta oman työnsä hallitsijaksi

Eräs työnohjaukseni alkoi asiakkaan kertomuksella omista tuntemuksistaan: hänestä tuntui, että mieli sirpaloituu ja hajottaa asioita ja kaikki on sekasortoista.

Miten jatkuva tietovirta ja koko ajan saatavilla olo vaikuttavat mieleen?

Suomen työnohjaajat ry:n kehittämispäivässä 19.5.2017 luennoinut työpsykologi Sami Råman toteaa, että pirstaleinen työ, jatkuva sähköpostivirta ja koko ajan saatavilla olo aiheuttavat aivoissa voimakkaan stressireaktion. Stressi voi arkinäkökulmasta olla positiivista ja tuottaa mielihyvää. Pelon, epävarmuuden ja ahdistuksen aiheuttama stressi on kuitenkin sama kuin innostuksen aiheuttama stressi. Aivoja kuormittavaksi tilanteeksi stressi muuttuu mielihyvän ja stressireaktion ollessa samanaikaisia.  Aivoille on koukuttavaa ja houkuttelevaa, joskaan ei tehokasta, tehdä samanaikaisesti monia asioita monella kaistalla. Parhaimmillaan se voi tuntua flown kaltaisena tekemisen meininkinä. (Osviitta 2/2017, s. 28-29)

"Esimerkiksi asiantuntijayhteisöissä tämä tarkoittaa, että ihminen ajaa itsensä loppuun ajattelemalla. Maailman vauhti imee meidät mukaan kognitiiviseen hektisyyteen, mikä valtaa mielen. Vaikka mieli työskentelisi parhaiten, kun tarttuu tehtävään ja tekee sen loppuun ilman keskeytyksiä."

Miten mielen hyvinvointiin ja hallintaan voi vaikuttaa?

Råman suosittelee yksinkertaisia hengitysharjoituksia yksilön menetelmäksi saavuttaa rauhallisuuden kokemusta ja säilyttää keskittymiskyky toimintaympäristössä: hengitysharjoitusten aikana kiinnitetään huomio itseen, läsnäoloon, ympäristöön ja katkaistaan "multitasking" hetkeksi. Mindfulness-tyyppinen ajattelu tuo hallinnan tunnetta ja palauttaa suhteellisuudentajua.

Työyhteisöissä voidaan käyttää mielen ja työn hallintamenetelmänä Råmanin työnohjauksissaan käyttämää hallinnan kehää, jossa ensin kirjoitetaan tarralapuille kaikki ne asiat, jotka aiheuttavat pirstaleisuutta, ja sen jälkeen laput sijoitetaan hallinnnan kehälle.

Sisäkehä: asiat, joista voi itse päättää ja joihin voi vaikuttaa.

Keskikehä: asiat, joihin voi vaikuttaa, vaikka ei voikaan itse päättää.

Ulkokehä: asiat, joihin ei voi vaikuttaa ja joista ei voi itse päättää.

"Vaikein kehä on keskimmäinen vallan ja vastuun muodostama yhdistelmä, missä päällekkäisyydet ja nopeaa reagoimista vaativat työtehtävät nakertavat hallinnan tunnetta."

Sisimmän kehän kolmeksi tärkeimmäksi aiheeksi nousevat Råmanin mukaan yllättävät tapahtumat, työn keskeytykset ja työympäristön levottomuus. Yksilö kokee yhteisön rakenteet omaksi ongelmakseen. Ulkoisista vaatimuksista muodostuu sisäisiä vaatimuksia. Edellä mainitun kaltaisista tärkeimmiksi nousseista asioista kannattaa päättää yhdessä keskustellen esim. työn keskeytyksistä - onko luvallista tehdä keskittymistä vaativaa työtä suljetun oven takana tai miten nopeasti sähköposteihin vastataan.

Råman toteaa, että hallinnan kehän avulla käydyllä keskustelulla tehdään näkyväksi se, että muitakin kuormittavat samat asiat. Kokemukseni mukaan yhteinen sopiminen lisää myös avoimuutta ja keskustelujen seurauksena työntekijöiden luottamus ja arvostus toisiaan kohtaan lisääntyy.

Keskikehällä oleviin hallinnan tunnetta nakertavat työtehtävät voidaan saada myös hallintaan:

 "Yhteiset sopimukset tuovat tilaa myös yksilöiden omalle ajankäytölle, jolloin yhteisön odotusarvoja ja riittämättömyyden tunnetta voidaan säädellä."

Miten päättyi tämän blogikirjoituksen alussa mainitsemani työnohjaus? Kuuden kerran jälkeen asiakas kertoi tietävänsä, mitä hän tekee ja että hänellä on ratkaisuja. Mielen hyvinvointi oli palautunut ja työ oli paremmin hallinnassa.

Kaikki kirjoituksessa käytetyt lainaukset ovat Osviitta 2/2017 lehdestä.